Ärger mit ihren Software-Lieferanten?

Ein neues Projekt kommt nicht vom Fleck. Kleine Anpassungen sind zu teuer. Zum wiederholten Mal wird zu spät geliefert. Zu viele Beteiligte mit unklaren Kompetenzen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Ein paar Tipps zur Abhilfe bei Ärger mit Software-Lieferanten.

Neue Projekte

Kommt ein neues Projekt nicht vom Fleck, gibt es verschiedene Gründe:

  1. Die Anforderungen sind nicht klar, unvollständig oder erst teilweise bekannt.
  2. Offeriert wird ein Ferrari, auch wenn ein VW Golf reicht.
  3. Zu komplizierter Prozessablauf mit zu vielen Diskussionsschlaufen.
  4. Zu hohe Kosten.
  5. Zu starker Fokus auf künftige Erweiterungen.

Beim 1. Punkt ist der Software-Lieferant in der Pflicht: Er muss nachfragen, damit er eine Anforderungsspezifikation sowie einen Mockup / Prototyp als Diskussionsgrundlage.

Jeder Software-Lieferant versucht, so effizient wie möglich zu sein. Werden verschiedene Anwendungen entwickelt, die eine gemeinsame Funktionalität haben, ist es sinnvoll, eine sog. Plattform zu entwickeln. Eine neue Anwendung ‘bekommt’ automatisch die gesamte Funktionalität der Plattform. Auf diese Weise können neue Anwendungen schneller entwickelt werden.

Die Gefahr vom Ferrari entsteht, wenn der Lieferant auf einer solchen Plattform aufbaut oder aufbauen muss. Wenn der Kunde nur einen Bruchteil der gesamten Funktionalität benötigt, bezahlt er dennoch den vollen Preis. Beim Einsatz einer proprietären Plattform ist es für den Kunden praktisch unmöglich, den Quellcode zu übernehmen und die Anwendung bei einem anderen Lieferanten weiter zu entwickeln. Ein späterer Wechsel des Lieferanten heisst, die Anwendung von Grund auf neu zu entwickeln.

Lieferanten-Stopp

Die Projektverantwortlichen des Lieferanten koordinieren die Software-Entwicklung. Sie müssen Einiges von IT resp. Software-Entwicklung verstehen. Sonst entsteht ein grosser Informationsverlust. Es ist wie beim Telefonspiel: Der Input beim ersten Glied (Projektleiter Kunde unterscheidet sich stark zum Output des letzten Glieds (Entwickler Lieferant). Jedes Glied, das weggelassen werden kann, reduziert den Informationsverlust.

Zu hohe Kosten entstehen, wenn ein Ferrari anstelle eines VW Golf geliefert wird. Oder die Entwickler etwas Falsches entwickeln, weil der Output beim letzten Glied falsch war. Hier hilft ein Hinterfragen der eingesetzten Produkte / Frameworks beim Lieferanten.

Sinnvoll ist es, künftige Erweiterungen von Anfang an in der Architektur zu berücksichtigen. Zu viel Gewicht sollte dennoch nicht beigemessen werden. Bei einem neuen Projekt ist es oft schwierig, mögliche Erweiterungen zu kennen.

Bestehende Projekte

Bei Ärger in einem bestehenden Projekt respektive einer existierenden Anwendung ist das primäre Ziel, mit dem Lieferanten einen Weg zu finden, um die Probleme zu lösen. Das ist am Einfachsten und Effizientesten. Ein Wechsel ist immer mit zusätzlichen Kosten und Zeitverlust verbunden und erst der letzte Ausweg.

Häufigste Probleme sind:

  1. Offerierte Kosten für die Weiterentwicklung sind zu hoch.
  2. Lieferverzug oder zu lange Lieferzeit.

Versteht der Kunde wenig von IT, lohnt sich der Einbezug eines Spezialisten in den Bereichen Architektur und Entwicklung. So können beim Lieferanten die richtigen Fragen gestellt werden. Es ist ein Gespräch auf Augenhöhe. Der Lieferant merkt, dass seine Aussagen und Offerten kritisch hinterfragt werden. Es ist vergleichbar mit dem Einholen einer ärztlichen Zweitmeinung.

Der Quellcode gehört dem Kunde. Ein Code-Review seitens Kunde hat folgende Vorteile:

  • Der Lieferant weiss, dass er keine überhöhten Aufwände offerieren kann.
  • Der Kunde hat einen Überblick über die Architektur und die Qualität der Software. Bei grösseren Mängeln ist ein Refactoring (Überarbeitung der Software bei gleicher Funktionalität) sinnvoll, besonders bei einem langfristigen Projekt.
  • Schwachstellen können behoben werden und künftige Lieferungen sind schneller und günstiger.

Um die Kosten für den Review so gering wie möglich zu halten, reicht meist eine grobe Übersicht.

Zusammenfassung

Sie haben folgende Möglichkeiten, Termine und Kosten ihres Software-Lieferanten in den Griff zu bekommen:

  • Klare Definition der Anforderungen, damit der Lieferant weiss, was er machen muss.
  • So wenig Ansprechpersonen wie möglich, damit die ursprüngliche Information möglichst unverändert bleibt.
  • Hinterfragen der eingesetzten Produkte / Frameworks, falls ein Lieferantenwechsel geplant ist.
  • Beizug eines Software-Spezialisten, um die richtigen Fragen zu stellen.
  • Durchführung eines Code-Reviews, um den Druck auf den Lieferanten zu erhöhen und sich einen Überblick über die Software-Qualität zu beschaffen.

Von der Geschäftsidee zur IT-Umsetzung (1)

Ausgangslage

Am Anfang steht die Geschäftsidee auf einem einzigen Blatt Papier – am Ende resultiert eine IT-Lösung, welche weltweit eingesetzt werden kann. Dieses schwierige Unterfangen wird im Folgenden am Beispiel von Spotsonscreen beschrieben. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen zwei KMUs: Spotsonscreen hat eine neue Geschäftsidee, Hyperformers ist verantwortlich für die IT-Umsetzung.

Geschäftsidee

Die Geschäftsidee ist einfach: Werbebotschaften können selber zusammenstellt und auf beliebigen Geräten (TV, Beamer, Tablet) abgespielt werden. Die Werbebotschaften können nach Warengruppen (Rayon) und Filialen klassiert und mit ein paar wenigen Klicks auf die Geräte verteilt werden. Eine permanente Internetverbidnung braucht es nicht.
Spotsonscreen hat umfangreiche Marktabklärungen in der Schweiz und im angrenzenden Ausland gemacht. Es bestehen bereits Kontakte zu möglichen Kunden. Höchste Zeit, mit der IT-Umsetzung zu starten. Als Erstes erarbeitet Hyperformers ein Konzept mit verschiedenen Varianten, wie dieses System aussehen kann. Es braucht ein benutzerfreundliches Verwaltungstool, um die Werbebotschaften hochzuladen und anschliessend auf die Geräte zu verteilen. Es braucht Geräte, welche mit dem Verwaltungstool kommunizieren und die richtigen Videos herunterladen können. Dies bedingt, dass es klar definierte Schnittstellen zwischen der Videoverwaltung und den Geräten braucht.

Storyboard

Der Auftraggeber kann mit technischen Begriffen nicht viel anfangen. Deshalb ist es wichtig, möglichst schnell mit dem Entwurf der Benutzeroberfläche zu beginnen. Eine einfache Möglichkeit besteht darin, ein sog. Storyboard zu erstellen: Verschiedenen Screens werden miteinander verlinkt und der Auftraggeber kann durch die einzelnen Screens navigieren. Damit werden zwei Fliegen auf einen Schlag erwischt:

  • Hyperformers muss die Geschäftsidee verstehen und sich Gedanken zur Umsetzung machen
  • Der Kunde kann verifizieren, ob seine Idee richtig verstanden wurde und vollständig ist
Endgerät Screen
Visualisierung

Beispiel Storyboard: Screen zur Generierung von Reports

Dies ist ein iterativer Prozess. Entscheidend ist, dass die Geschäftsidee von verschiedenen Perspektiven (Auftraggeber, IT, mögliche Kunden) betrachtet wird. So werden alle Aspekte abgedeckt. Eine kritische Haltung aller Beteiligten ist unerlässlich. Dies setzt gegenseitiges Vertrauen voraus. Es geht darum, die Geschäftsidee weiter zu entwickeln, damit sie effizient umgesetzt werden kann.

Am Beispiel Spotsonscreen ist dies gelungen. Nach diversen Besprechungen und zwei Reviews ist sichergestellt, dass:

  • Hyperformers die Anforderungen verstanden hat
  • Das Storyboard korrekt ist
  • Das technische Konzept umgesetzt werden kann
  • Die Umsetzung etappiert wird, damit möglichst schnell verkauft werden kann

Weiterführende Links:

Im nächsten Blog wird die technische Umsetzung beschrieben.