Excel-Anwendungen im Unternehmen – Gefahr oder Segen?

Excel bietet mehr als Tabellenkalkulationen: Charts, komplexe Berechnungen oder umfangreiche Formulare sind nur einige Beispiele. Excel ist weit verbreitet und der Quasi-Standard. Es braucht wenig Zeit, um eine Excel-Anwendung zu erstellen.

Neben Excel gibt es die Möglichkeit, massgeschneiderte, firmenspezifische Anwendungen zu entwickeln. Eine solche Anwendung bietet bei gewissen Einsatzgebieten Vorteile. Die Vor- und Nachteile der Ansätze werden gegenübergestellt. Eine Checkliste hilft, die richtige Wahl zu treffen.

 

Excel Anwendung

Checkliste

Die Features beziehen sich auf typische Anwendungen in KMU’s. Die Checkliste ermöglicht eine erste Einschätzung, ob eine Excel-, Desktop oder Webanwendung Sinn macht.

Feature Excel Desktop Webanwendung
Benutzer-führung / Usability Möglich
kann sehr aufwendig sein
Ja
Wizzard: Benutzer füllt Daten in vordefinierter Reihenfolge aus
Navigation: Hilft für  Überblick
Ja
Wizzard: Benutzer füllt Daten in vordefinierter Reihenfolge aus
Navigation: Hilft für  Überblick
Validierung Eingabedaten Möglich

kann sehr aufwendig sein

Ja

Z.B. mit Tooltips, Fehler-meldungen

Ja

Z.B. mit Tooltips, Fehler-meldungen

Benutzer muss jederzeit Zugriff haben Kaum möglich

Zugriff von privat meist unmöglich

Zugriff von mobilen Geräten meist nicht möglich

Kaum möglich

Zugriff von privat meist unmöglich

Zugriff von mobilen Geräten gar nicht möglich

Ja

Zugriff von privat OK

Zugriff von mobilen Geräten OK

Mehrsprachig Kaum möglich

Keine Unterstützung

Ja

Wird von allen gängigen Programmier-sprachen unterstützt

Ja

Wird von allen gängigen Programmier-sprachen unterstützt

Daten von Schnittstellen (extern) holen Kaum möglich Ja

Muss programmiert werden

Ja

Muss programmiert werden

Nachvollzieh-barkeit: Wer hat wann welche Eingaben gemacht Kaum möglich Ja

Muss programmiert werden

Ja

Muss programmiert werden

Integration in Office-Anwendungen Optimal Möglich

Muss programmiert werden

Möglich

Muss programmiert werden

Schutz von Firmen-Wissen Gering

Wer das Excel hat, kennt die Logik

Hoch

Quellcode ist für Aussenstehende nicht verfügbar

Hoch

Quellcode ist für Aussenstehende nicht verfügbar

Modularität: Gleiche Funktionalität nur 1x vorhanden Schwierig

Meist sind die einzelnen Excel-Files isoliert

Möglich

Muss vom Entwickler umgesetzt werden

Möglich

Muss vom Entwickler umgesetzt werden

Immer die neuste Version der Anwendung verwenden Nicht garantiert

Es zirkulieren alte Excel-Sheets

Garantiert.

Benutzer muss Update machen.

Garantiert

Passiert automatisch

Kompatibilität Aufwand gering

Aufwand für verschiedene Excel-Versionen

Aufwand gering

Aufwand für verschiedene Betriebssysteme

Aufwand mittel

Aufwand für verschiedene Browser

Aufwand für erstmalige Entwicklung Gering

Schnelle Fortschritte

Je umfang-reicher desto schwieriger

Mittel

Es braucht Abklärungen bez. Architektur / Struktur

Eher hoch

Es braucht Abklärungen bez. Architektur / Struktur

Hosting

Aufwand für Weiterent-wicklung Mittel

Ab einer gewissen Grösse / Komplexität unübersichtlich

Gering

Voraussetzung: Struktur passt

Gering

Voraussetzung: Struktur passt

Begriffserklärung für diesen Blog

Firmenspezifische Anwendung

Eine Anwendung ist ein Computerprogramm. Eine firmenspezifische Anwendung liefert auf spezifische Anwendungsfälle der Firma eine massgeschneiderte Lösung.

Mit welcher Technologie (Excel, Desktop, Webanwendung) die firmenspezifische Anwendung umgesetzt wird, spielt aus Sicht der Anwender keine Rolle.

Excel-Anwendung

Eine Excel-Anwendung besteht aus einem Excel-File (.xlsx oder .xls). Häufig braucht es Makros, welche mit VBA (Visual Basic for Applications) programmiert werden. Damit die Excel-Anwendung verwendet werden kann, muss Excel auf dem Gerät installiert sein.

Desktop Anwendung

Eine Desktopanwendung wird auf einem bestimmten Gerät (PC, Laptop) installiert. Eine Windows-Anwendung wird typischerweise als Desktopanwendung (exe-File) geliefert und muss vom Benutzer installiert werden.

Webanwendung

Eine Webanwendung braucht keine Installation. Es braucht lediglich einen Browser. Auf Webanwendungen kann auch von mobilen Geräten zugegriffen werden.

Zusammenfassung

Die Checkliste gibt eine erste Einschätzung. Fällt diese klar zugunsten einer Anwendungsart aus, sind keine weiteren Abklärungen nötig. Bei Unsicherheit kann es Sinn machen, zuerst die Excel-Anwendung (als Prototyp) zu erstellen. Zu einem späteren Zeitpunkt kann diese durch eine Desktop- oder Webanwendung ersetzt werden.

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